El área de finanzas de una empresa es una de las más importantes ya que es la que gestiona los activos, pasivos y presupuestos de las operaciones de la misma. Una buena gestión podría lograr economizar las inversiones y aumentar las ganancias, mientras que un error en la toma de decisiones podría representar pérdidas importantes para la misma.
Debido a la importancia de esto y a lo difícil que puede llegar a ser llevar las finanzas de la empresa sin error alguno se han desarrollado programas de gestión que pueden facilitarte la tarea, los ERP financieros. Sigue leyendo y conócelos.
¿Qué es un ERP financiero?
ONAP ERP, servicios de gestión financiera para empresas, define a los ERP o “Enterprise Resource Planning” como softwares de gestión empresarial que incorporan diferentes módulos para poder gestionar todas las áreas de una empresa de forma automatizada. Actualmente, es posible llevar un control y gestión exhaustivo de diversas áreas empresariales desde el propio móvil a través de una aplicación erp , que permite conocer al instante toda la información y trabajar desde cualquier lugar con sus distintas funcionalidades.
Así, existen variedad de ERP enfocados en diferentes tareas, o algunos multifuncionales que se encargan de diversidad de áreas de acuerdo a las necesidades de los clientes.
En este artículo, nos enfocaremos en los ERP financieros, que son los que se encargan de gestionar el control de costes, tesorería y activos fijos y mejora de los resultados globales, entre otros. Además de garantizar una gestión fiable, segura y ágil que te ayuda con la gestión de diversidad e operaciones.
¿Por qué necesitan las empresas un software de gestión ERP?
La necesidad de incluir estos softwares en las empresas no solo viene de las propias relacionadas a la evolución tecnológica que permite a las empresas adquirir programas de gestión que les faciliten sus tareas, logrando mayor productividad, además de mantenerse competentes en el mercado de hoy en día; también responde a una optimización de las labores empresariales eliminado el error humano.
Esto no quiere decir que los recursos humanos vayan a ser reemplazados, sino que ahora contarán con la ayuda de un sistema más exacto que los ayuden a reducir los errores en al toma de decisiones y que les permita más tiempo para realizar muchas más tareas en el día.
Por otro lado, el objetivo de un ERP no es tanto el cambiar la forma de trabajar, sino la de optimizarla, reduciendo los tiempos que se tarda en realizar los procesos y mejorando los resultados. Así, los mayores beneficios son:
- Al aumentar tu tiempo de respuesta, aumentarás la satisfacción de tus clientes y tu número de pedidos.
- La inversión en el ERP se recuperará en ganancias para tu empresa en unos pocos meses.
- Al reducirse el tiempo de respuesta, aumentará la eficiencia en el desempeño de tus empleados.
- Su uso es muy sencillo y fácil de entender.
¿Cuáles son los beneficios de un ERP financiero?
Hemos mencionado ya algunos de los beneficios de contratar un ERP financiero, sin embargo, nos parece importante ahondar un poco más en el tema:
- Mejora en la toma de decisiones
Una de las características más atractivas de un ERP es que puede proveernos información exacta y detallada sobre la realidad de nuestra empresa a solo un clic, por lo que nos será más fácil tomar decisiones acertadas basándonos en esos datos.
- Permite trabajar en varias divisas
Tenemos que admitir que el mundo está muy globalizado y que si queremos crecer debemos pensar en lanzarnos a las aguas internacionales. Esto conlleva que debamos trabajar con divisas, para lo cual los ERP nos ayudarán a gestionarlas de forma simultanea y con el menor riesgo de error.
- Ahorra costes
Aunque su adquisición e implantación en el ambiente de la empresa supone una importante inversión, esto al final se verá compensando por un ahorro de recursos y un aumento en la productividad y las ganancias.
4. Disminuye errores
Ya que el ERP permite planificar, organizar y automatizar todos los procesos de la empresa, reducirá todos los errores que puedan cometerse en la ejecución de las mismas.
5. Generación de Informes
Entre sus funcionalidades tenemos la de creación de informes que nos permiten saber en que estado se encuentra la empresa con información muy real, actualizada y detallada, que nos permiten un mayor control y poder ser mas acertado en la toma de decisiones.
6. Integración con las demás áreas de la empresa
Asimismo, el ERP puede fusionar la gestión financiera con otras áreas de importancia de la empresa como el sector de compras, ventas, elaboración de proyectos, etc.. De esta forma podremos comparar y relacionar la información para obtener soporte entre departamentos.
7. Mejora la productividad
Ayuda a automatizar tareas, procesos y flujos. Además que puede ocuparse de una cantidad de tareas como recopilación de datos, sincronización de archivos, notificaciones y mucho más.
8. Aumenta la rentabilidad
Al optimizar todas las labores de la empresa, también permitirá mejorar los resultados, reducir costes en proyectos y los tiempos de ejecución.
Planificación de gastos con un ERP
Aunque ya hemos visto muchas ventajas de la implementación de un ERP en el área financiera de una empresa, quizá lo más llamativo es la planificación de los gastos.
Esta es la fase más importante de las funciones financieras porque es la que nos permite lograr mantenernos rentables y una buena gestión de tesorería, a través de una gestión efectiva de los gastos administrativos, como los relacionados con la producción o distribución de los productos.
Los errores en la toma de decisiones dentro de esta área puede acarrear graves consecuencias dentro de la rentabilidad y la solvencia de la empresa. Por ejemplo, problemas de tesorería, en caso de que tengamos que adelantar pagos a proveedores antes de haber cobrado de nuestros clientes, por mencionar una de tantas situaciones.
Por eso, se debe planificar de forma constante y eficiente los gastos de la empresa, tanto a corto como a largo plazo y que incluya los costes de la adquisición del stock de la empresa, el pago de impuestos y hasta los gastos extraordinarios.
Además, para que esta planificación sea eficiente, debemos incluir los plazos de pagos, tanto aquellos inamovibles, como aquellas empresas que son más flexibles y nos dan más facilidades de pago. Esto porque hay que pensar que hay que vender primero nuestra mercancía para poder recuperar la inversión.
Por otro lado, están los costes fijos que plica cualquier empresa como el alquiler del local, los costes de luz y agua, salarios, la Seguridad Social de los trabajadores y el pago de impuestos.
Así, los gastos fijos y variables ayudan a establecer los precios a los que se deben ofrecer los productos y servicios de forma que podamos cubrir nuestros gastos. Así, tendrás productos que se vendan muy fácilmente, por su precio o demanda, pero habrá otros que te tomen más tiempo vender y que hará que el tiempo de recuperación de la inversión se alargue.
Como ves, son cientos los factores que hay que tomar en cuenta y que deben estar muy bien relacionados y en medida para no cometer errores en los cálculos de presupuesto y manejo del capital. Por eso, para que no incurramos en errores humanos, el software de ERP financiero llega a nuestra ayuda permitiéndonos utilizar la tecnología a nuestro favor.
Incluso, nos ayuda a no cometer el principal error que comenten muchas empresas a niel financiero, y es el subestimar la capacidad de venta.
Con esto nos referimos a que cuando realizamos una venta, de una vez descontamos los gastos relacionados con la adquisición del stock o los procesos de fabricación, y lo demás lo consideramos ganancia. El problema es que nos olvidamos por completo de nuestros gastos fijos, y que de este dinero también debe salir la lo necesario para cubrir la cuota del local, los servicios, los sueldos, etc.
Los ERP nos ayudan a recopilar la información exacta sobre todos nuestros gastos del mes, para poder deducir el precio real de tus productos de forma que podamos cubrir todos los pasivos y obtener un margen de beneficios que mantenga la empresa en solvencia. Incluso, nos permite vigilar la rotación de venta de nuestros productos para poder determinar cuales son los que más ganancias nos traen, y más rápido lo hacen, y cuales tienen poca rotación y quizá no debamos seguir apostando por ellos si queremos maximizar nuestra productividad.
En conclusión, la digitalización de los procesos estratégicos empresariales es más que vital hoy en día para mantener a nuestra empresa competente. Así, los softwares de ERP representan un avance para las empresas en muchos sentidos, ya que nos harán mucho más sencillo hacer planificaciones para el futuro, potenciar ciertos departamentos y marcar un camino por el que seguir.
En otras palabras, un ERP puede convertirse en nuestra medula espinal. Por supuesto, una muy funcional que nos permita encontrar siempre el mejor camino a seguir para estar más cerca del éxito y a optimizar todos nuestros procesos con el uso de la tecnología volviéndonos más resolutivos y eficientes, y por lo tanto, logrando mayor preferencia por parte de un público cada vez más satisfecho y leal a nuestra marca.
