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Aplicaciones que facilitan el teletrabajo.

El teletrabajo irrumpió como una necesidad durante la pandemia del COVID-19. Las empresas necesitaban seguir funcionando en pleno confinamiento. Este planteamiento apareció para quedarse, si bien requiere una serie de ajustes para implantarlo de forma generalizada. Una es la dotación de medios y la otra es suplir la disciplina propia de un centro de trabajo. Para ello, la tecnología informática se esfuerza en buscar soluciones.

Según la Unión Europea, un 34 % de la población activa española podría trabajar en condiciones de teletrabajo. Un porcentaje algo menor que la media europea, cifrada en un 37%. El ratio está calculado en función de la actividad económica que se realiza en el país.

En el primer semestre del confinamiento, durante el estado de alarma, un 15,3% de los trabajadores españoles trabajaban en su casa. Con la relajación de medidas, muchas empresas y administraciones públicas establecieron un sistema rotativo por el que una parte de la plantilla se personaba en las oficinas y la otra continuaba en régimen de teletrabajo. Con ello se reducían las posibilidades de contagio. Durante ese periodo se produjeron valiosas experiencias. Las empresas podían seguir funcionando con parte de la plantilla trabajando desde casa.

En la actualidad se están aplicando sistemas híbridos. Un 6,2% de los trabajadores teletrabajan todo el tiempo o la mayoría de los días. Un 4,4% lo hace ocasionalmente. Suele haber unos días en que la empresa obliga a personarse en el centro de trabajo. El periódico digital El Economista se muestra pesimista respecto a los resultados de la implantación de esta modalidad en nuestro país. No hay que ser impaciente, el teletrabajo no se puede aplicar de 0 a 100. Es otro sistema que necesita un periodo de adaptación. Las empresas tienen que extraer conclusiones para hacer más efectivo este modelo, conocerlo y dominarlo. Las reuniones de trabajo a distancia por medio de plataformas como Zoom, que ya se venían haciendo en ámbitos directivos, se han extendido al conjunto de la plantilla con un éxito considerable, sobre todo si después se lleva un seguimiento de los compromisos adquiridos. Muchas actividades laborales se pueden realizar desde casa, si bien, el hogar es un ámbito más relajado que la oficina. El problema que hay que resolver es la comunicación directa de la empresa con el trabajador desplazado.

Ventajas e inconvenientes del teletrabajo.

El blog de economía de Bankinter enumera una lista de beneficios del teletrabajo para el trabajador y para la empresa.

Respecto al trabajador, favorece la conciliación entre la vida laboral y la familiar. Al trabajar desde casa puede encargarse de responsabilidades domésticas y dividir con más facilidad el tiempo que dedica al trabajo y a la familia. Reduce el estrés, ya que el trabajo se realiza en un entorno seguro y cómodo como es la propia casa. Hay una mayor flexibilidad de horarios, tanto en como el trabajador se organiza el tiempo de trabajo, como en la capacidad de respuesta a imprevistos de última hora. Hay un ahorro económico, el trabajador ahorra en trasporte, en comidas fuera de casa y en gastos que surgen a consecuencia de ir a trabajar. Y desde luego, se gana en calidad de vida. El trabajador no tiene que aguantar atascos de tráfico para ir a la oficina, puede ponerse a trabajar nada más levantarse y comer en casa todos los días. Permite una mejor gestión del tiempo y sacarle más provecho a las horas del día.

Para la empresa reduce costes. Ahorra espacio en las instalaciones y reduce gastos de infraestructura. Algunas empresas de servicios, mediante este sistema, pueden funcionar perfectamente sin una oficina física. Mejora los procesos de selección de personal. La empresa puede encargar trabajos a sus colaboradores y seleccionar a los mejores antes de contratarlos. Reduce el absentismo laboral. Ante cualquier imprevisto, un trabajador acude al trabajo recuperando las horas perdidas dentro del mismo día. Retiene el talento. Al ofrecer mejores condiciones de trabajo, los trabajadores más exigentes se sienten más satisfechos y están más contentos de trabajar para la empresa.

Sin embargo, en el teletrabajo, al haber una mayor flexibilidad laboral y el trabajador no estar obligado a incorporarse a un puesto físico de trabajo, y estar ahí, durante ocho horas diarias, hay una menor disciplina. El propio trabajador es el que se debe autodisciplinar. La casa es un ambiente más relajado, no existe la tensión, ni la concentración que se le atribuye a una oficina o a un taller. Al estar en casa, otros elementos le pueden distraer. Tampoco está el contacto físico con los compañeros, lo que consolida un equipo de trabajo. Su trabajo pasa ser una actividad individual.

Algunas empresas dicen que baja la productividad, en concreto de la producción por hora. Una tarea que en la oficina puede realizarse en 3 horas, en casa tiende a concluirse en 4 o 4 y media. Una de las opciones que han decidido adoptar las empresas es funcionar por objetivos y plazos de entrega. Supone un cambio de mentalidad, se le da más importancia al trabajo realizado que a las horas de trabajo y mantienen la tensión en el trabajador.

Comunicación empresa – trabajador.

Si es clave la comunicación entre la empresa y el trabajador en condiciones normales, en el teletrabajo cobra más importancia si cabe. El trabajador al estar en casa no tiene a un encargado encima que le meta prisa ni le pregunte como lleva la tarea. Tampoco tiene un compañero al lado para consultarle cuando tiene una duda o cualquier problema. Si no hay una correcta planificación, muchas veces cuando el trabajador entrega una tarea se queda parado esperando instrucciones, mientras tiene tiempo disponible para continuar trabajando.

Hay una tendencia a que el trabajador se pierda. A que se sienta como un bote a la deriva. Por eso es importante que reciba notificaciones de la empresa cuando haya visto la tarea entregada, y rectificaciones en el caso de que necesite hacerlas. Al trabajador que teletrabaja se le debe enviar periódicamente información sobre novedades que se producen en la empresa y sobre retos conseguidos, que sienta que forma parte de un equipo en el que reman todos en la misma dirección.

Es interesante, periódicamente, realizar videoconferencias grupales de planificación y de balance. Que los trabajadores se vean las caras, aunque sea desde la pantalla del ordenador. Con las reuniones de planificación se puede ver como se dividen las tareas y los objetivos colectivos que se quiere alcanzar, a los que contribuirá cada trabajador con su trabajo personal. Con las de balance se puede medir como el grupo va progresando y sacar conclusiones para mejorar la productividad. Con ellas cada trabajador puede mejorar su trabajo individual.

Aplicaciones informáticas.

La dirección del teletrabajo se realiza por vía telemática. En los últimos años, están teniendo un gran auge las aplicaciones que permiten dirigir a la plantilla sin necesidad de incorporar un software, se pueden utilizar desde cualquier dispositivo móvil con acceso a internet (teléfono móvil, ordenador, tablet). La empresa Gpi Software, creadores de la aplicación «Timenet», nos confirman que son herramientas sencillas de utilizar y mediante las cuales la empresa tiene toda la información en tiempo real.

En algunas de estas aplicaciones, el trabajador puede fichar en su casa desde su teléfono o portátil e informar a la empresa de las entradas y salidas del trabajo. La información facilitada se incorpora a su ficha de horario laboral. Desde mayo del 2009, el Estado obliga a todas las empresas a llevar un registro individualizado de la jornada laboral de todos los trabajadores. Desde la propia aplicación, los trabajadores pueden solicitar permisos y días de vacaciones, y la empresa concederlos o denegarlos. Así como proporcionar justificantes médicos o partes de baja. La información de toda la plantilla aparece registrada en una página para la empresa, aunque una parte de los trabajadores estén en régimen de teletrabajo.

Otras de estas aplicaciones proporcionan un sistema de gestión del trabajo, en el que la empresa va encargando las tareas a los trabajadores y estos notifican cuando la tienen terminada y entregada. La aplicación puede contener un sistema de mensajería, mediante el cual el trabajador envía mensajes a su encargado y este los responde directamente. Se ha demostrado que este mecanismo es más eficaz que utilizar el e-mail, el teléfono o el WhatsApp. La relación entre el trabajador y la empresa se realiza todo desde la misma plataforma. Toda la información le aparece a la empresa en la misma página, lo que facilita su gestión y evita que queden tareas y mensajes sin responder, perdidas entre un cúmulo de notificaciones. Estos software recopilan la información y elaboran gráficos e informes, permitiendo a la empresa apreciar de un vistazo el estado general del trabajo.

Existen herramientas informáticas de este tipo a la que también tienen acceso los clientes por medio de una configuración especial. Los clientes de la empresa hacen los encargos y la empresa los distribuye entre los trabajadores, informándoles en tiempo real del estado de su pedido. Clientes, empresa y trabajadores están comunicados por medio de una misma aplicación.

La asignatura pendiente para terminar de asentar el teletrabajo en España está en la comunicación. Las empresas informáticas están trabajando para resolverlo, desarrollando soluciones muy interesantes.