Aplicaciones para fichar.

Desde abril del 2019, todos los trabajadores deben dejar constancia escrita de la entrada y salida del puesto de trabajo; es decir, fichar. El registro debe generar un informe que en cualquier momento puede solicitar Inspección de Trabajo a la empresa. El informe debe seguir los criterios jurídicos y de la Ley de Protección de Datos. Desde el 2019, los programadores y empresas de servicios informáticos se están esforzando en crear herramientas que haga más sencilla e inmediata esta tarea burocrática.

Cómo informa el portal Iberley, el informe debe estar individualizado por cada trabajador, especificado día por día y con una validez mensual. La empresa tiene la obligación de mantenerlo actualizado y de conservarlo durante los últimos 4 años.

El modelo del informe debe estar consensuado con los representantes de los trabajadores en la empresa. Esto se puede hacer de tres formas: mediante negociación colectiva, recogiéndolo en el convenio colectivo; mediante acuerdo específico con el comité de empresa; o de manera unilateral por parte del empresario, previa consulta con los delegados sindicales.

El informe debe encontrarse tanto en el centro de trabajo, como en el departamento de personal, para que pueda ser consultado por el trabajador y los representantes sindicales en cualquier momento, y solicitado por la administración cuando lo considere oportuno.

La obligación de llevar un control estricto de la jornada laboral se estableció con el Real Decreto Ley 8/2019 en el que se fijaban medidas urgentes en la lucha contra la precariedad laboral. El objetivo era poner orden en el tema de las horas extra. Uno de los asuntos más peliagudos del panorama laboral. Las reclamaciones por impago de horas extra han sido tradicionalmente uno de los juicios más difíciles de probar en los juzgados de lo social. Sin ningún medio que justificara las horas trabajadas, el asunto se dirimía entre la palabra del trabajador y la de la empresa. Por la dificultad de ganarlos, algunos abogados laborales desistían de presentar demanda.

Lo que a simple vista puede parecer una traba burocrática, para la empresa abre una situación ventajosa. Permite poner orden en el seguimiento de la jornada de los trabajadores. Gracias a llevar un control exhaustivo, la empresa detecta con más rapidez el absentismo laboral reincidente y puede adoptar medidas para combatirlo. Es una prueba que refleja qué trabajadores son más dados a llegar tarde al trabajo, en que temporadas y bajo qué condiciones, sin dar lugar a malas interpretaciones, ya que todo queda registrado por escrito.

Protección de datos.

Como informa la página del C.E.R.J. (Consejo Español para el Registro de la Jornada), una asociación sin ánimo de lucro conformada por empresas, el registro de la jornada laboral está regulado por La Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPD) del 2018, en los artículos que van del 85 al 89.

En el tratamiento del control horario se manejan datos privados del trabajador que solo se pueden emplear  a fin de llevar un registro de la jornada. A ellos solo tienen acceso, la empresa, la administración, el trabajador y los representantes sindicales. Estos datos son:

• Datos identificativos, financieros y académicos derivados del contrato de trabajo.
• Datos privados derivados del momento de fichar, como geolocalización, número de terminal informático o de teléfono móvil de empresa, videovigilancia, etc.
• Datos derivados de la acción de fichar, como hora de entrada y salida del puesto de trabajo, dirección del centro o centros de trabajo, etc. A no ser que se empleen como fundamento para una acción disciplinaria, en cuyo caso deberá ser informado el trabajador.
• Información registrada vinculada a la salud y a medidas sanitarias del empleado.

Por su parte, el trabajador deberá mantener en secreto la información facilitada, las claves o contraseñas para acceder a sistemas informáticos relacionados con este cometido, y deberá solicitar la autorización de entrada y salida de los datos cuando se almacenen en soportes informáticos.

La empresa deberá informar a los trabajadores y a sus representantes sobre cómo se va a realizar el tratamiento de sus datos personales, qué medios se van a utilizar para recoger la información y en que soporte estará almacenada. También se deberá estipular con claridad quién será el encargado del tratamiento de los datos. La filtración de esta información a terceros no autorizados, o la utilización de los mismos con otros fines que no sea el registro horario, son objeto de litigio civil por daños y perjuicios iniciado por el trabajador o Inspección de Trabajo.

¿Aplicación o software?

Como vemos, en el registro de la jornada se maneja información confidencial y da lugar a informes detallados y actualizados. Para realizarlo de una forma eficiente se utilizan cada vez, con más frecuencia, herramientas informáticas. Entre ellas se encuentran los programas o software y las aplicaciones. Veamos 3 diferencias básicas entre ellos:

1. Los programas se instalan en los ordenadores de la empresa, las aplicaciones no. Mientras el software debe instalarse en el sistema informático de la empresa, y toda la información recogida se almacena en los discos duros, las aplicaciones son un medio externo. No necesita instalarse. La empresa se suscribe al servicio por un tiempo determinado. Los datos se almacenan en internet, pero solo la empresa tiene acceso a ellos. Para trabajar con las aplicaciones no necesitas de un equipo de informáticos que se preocupen de la puesta en marcha y del mantenimiento. Se accede a ellas de una forma rápida, económica y sencilla.
2. Las aplicaciones tienen autonomía respecto al sistema informático de la empresa. Esto es una ventaja, pues si ocurre algún problema en la red interna de la empresa, el funcionamiento de las aplicaciones no se ve afectado y los datos recogidos se encuentran a salvo. Los trabajadores pueden fichar a la entrada y a la salida del trabajo aunque los ordenadores se encuentren bloqueados. La información queda registrada, y no debe recomponerse a posteriori, con el problema añadido, como indica la ley, de que la información de la ficha debe ser facilitada por el trabajador en el momento. Algunas empresas, que tienen un departamento informático propio, optan por desarrollar programas para llevar el control de la jornada laboral, igual que hacen con otras áreas de la empresa, como el inventario de material o las operaciones con los clientes.
3. Para utilizar las aplicaciones, solo es necesario tener acceso a internet, mientras que los programas actúan por medio de dispositivos conectados a un ordenador. Para fichar con un programa informático se debe tener acceso a un ordenador de la empresa, integrado en su red informática. Bien accediendo a él directamente y abriendo el programa, o por medio de dispositivos conectados como puede ser un reloj, un detector de huella dactilar, un lector de tarjetas, etc.

Ventajas de las aplicaciones.

Según nos comenta la empresa GPI Software, desarrolladores de una aplicación llamada Timenet, sistema de control del horario laboral, este sistema es sencillo e intuitivo. Fácil de utilizar tanto para la empresa como para el trabajador. Es tan cómodo como cualquier aplicación que se baja una persona al móvil para escuchar música o ver videos. Se activa con un solo clic, y solo es necesario tener un dispositivo con acceso a internet. Estas son algunas de sus ventajas:

• Es multi-dispositivo. Funciona igual en un ordenador que en un teléfono móvil. Con independencia de la localización geográfica en la que se encuentre el usuario. Solo es necesario tener acceso a internet. El trabajador ficha y en la página de la empresa aparece registrada la hora, el dispositivo desde el que fichó y su localización geográfica.
• Es inmediato. El mensaje que envía el trabajador le llega a la empresa con la misma rapidez con la que llega un mensaje de WhatsApp. El empresario conoce en tiempo real los movimientos de entrada y salida que se dan en el puesto de trabajo. Esto le permite tomar decisiones y utilizar esta herramienta como un instrumento de dirección.
• Toda la información le aparece a la empresa en una página. La aplicación dispones dispone de dos portales. Uno personal del trabajador, desde el cual puede fichar mediante una contraseña facilitada por la empresa, y otro de control para el departamento de personal o la persona encargada de gestionar el registro. En esta segunda página, como si fuera el menú de un correo electrónico, aparece en tiempo real la ficha del día de todos los empleados.
• Gestiona informes de manera instantánea. Desde el portal de la empresa, solo con un clic, la aplicación genera un informe mensual actualizado de las horas de cada trabajador. Este se puede imprimir en cualquier momento que lo solicite Inspección de Trabajo, el comité de empresa o para uso interno de la empresa.
• Almacenamiento en la nube. Aunque lo hemos indicado anteriormente, es una cualidad importante de estos sistemas. Los datos no ocupan espacio en la memoria del ordenador de la empresa. Estamos hablando de un registro diario por cada trabajador y que debe guardarse durante 4 años. Un nivel considerable de información.

Las aplicaciones informáticas facilitan el registro de la jornada laboral, ahorrándole tiempo a la empresa y cumpliendo los requisitos exigidos por la ley.