La gestión de los recursos humanos es clave en el buen funcionamiento y el éxito de cualquier empresa, ya que de ello depende la buena organización del personal que ene ella trabaja.
Pero, justamente, las labores de este departamento no son nada fáciles de llevar a cabo, ya que conseguir la armonía entre empleados-empleados, y además empleados-jefes no es como pelar patatas.
Por eso mismo, gracias a la evolución de la tecnología, se han desarrollado muchas herramientas y recursos para poner al servicio de esta misión y lograr optimizarla y que nos reporte los mejores resultados.
Si aún dudas si implantar dichas propuestas digitales en tu empresa, es importante que sigas leyendo este articulo en donde te expondremos las ventajas del uso de estas tecnologías y por qué podría ser una buena oportunidad para ti.
¿Qué es un Software de gestión de Recursos Humanos?
Lo primero que hay que definir es de que se tratan estos softwares, de forma que podamos entenderlos. Así estos son aquellos que están diseñados para llevar a cabo la mayoría de tareas repetitivas que se llevan a cabo dentro de una empresa, como la firma de contratos, la revisión de candidatos para un puesto nuevo, la comprobación del registro horario de cada trabajador, cuadrar los calendarios de las vacaciones, despidos, planes de acogida, etc.
Estos softwares de alguna forma digitalizan y automatizan las tareas más engorrosas de los departamentos, de forma que el empleado pueda ahorrar tiempo y tenga un menor margen de error humano.
De esta forma los responsables de la gestión de los recursos humanos no pasarán todas sus horas de trabajo inundados en estas pequeñas tareas que lo alejan de enfocarse en lo verdaderamente importante y en las tareas prioritaria.
Los softwares de Recursos Humanos en España
Los softwares de recursos humanos son muy utilizados hoy en día en todas partes del mundo, pero, en el caso de España, su importancia también está relacionada a la implantación de la Ley del Control Horario en el año 2019.
Según esta ley, ya bastante conocida por todos, se debe llevar un control eficiente, constante y transparente de la jornada laboral cumplida por los trabajadores de una empresa de forma que no se incurra en horas extras no pagadas y otros ´problemas relacionados. Así, sin el uso de estos softwares que permiten la gestión de este requisito, los trabajadores de los departamentos de recursos humanos se pasarían la mitad de la jornada corroborando la información plasmada por los trabajadores en cientos de archivos Excel o cintos de hojas y hojas.
Las principales ventajas de contar con un software de recursos humanos en tu empresa
Ya sabemos para que sirve y esto ya nos ayuda a vislumbrar algunas de sus ventajas. Por eso, ahora pasaremos ha hablar de ellas a detalle.
Disponer de un programa informático de recursos humanos en tu empresa te brinda muchos beneficios. Kairos , empresa especialista en softwares para la gestión de recursos humanos, nos explica las más relevantes:
- Importante ahorro de recursos.
Al permitir agilizar muchas tareas del día a día de los trabajadores de los departamentos de recursos humanos, se ahorra no solo a nivel económico, rindiendo mejor el capital invertido en ello, sino también en materia de tiempo, ya que queda el suficiente para dedicarse a muchas otras funciones que serían imposibles de realizar dentro de la jornada laboral de no contar con esta ayuda de la tecnología. Así al poderse dedicar más a las tareas más importantes la productividad y rentabilidad de la empresa mejora.
- Más posibilidades de encontrar el perfil adecuado de trabajador.
Cuando el departamento de recursos humanos debe encontrar nuevos trabajadores, suelen enfrentarse a una de las tareas más complejas, ya que tendrán un tiempo determinado para mirar a miles de aplicantes y dar con el que mejor encaje en el perfil buscado por la empresa. Pero, con la ayuda de d estos programas contarán con algoritmos y bases de datos que permitan arrojar información, hacer comparaciones y medir rendimientos de forma que sean más exactos en esta búsqueda.
- Mayor compromiso por parte de los trabajadores.
Estos softwares le permiten a los rabajadores mantenerse conectados y en sinergia con el resto del departamento desde donde sea que estén, solo con acceder a sus dispositivos móviles de preferencia, lo que mejora su compromiso con el equipo.
Fortalecimiento de la comunicación.
El punto anterior, en el que se alaba la conectividad que permiten estos softwares, también traen como ventaja que el personal cuente con mejore y mas inmediatos canales de comunicación y que a la vez, les permitan acceder de forma fácil y rápida a los datos e información de la empresa que les permita realizar sus funciones.
- Mejora en la toma de decisiones.
Igualmente, al contar con datos más exactos e inmediatos, se puede hacer un mejor análisis, que a su vez permita una mejor toma de decisiones, con mayor certeza y menor riesgo de error.
- Menos errores
Como venimos comentando, un software que use la tecnología para realizar análisis y ciertas funciones ayuda a que se reduzca la cantidad de errores humanos cometidos en los mismos.
- Mayor seguridad
Los departamentos de recursos humanos suelen ser los que manejen la información más delicada de tu empresa la referente a los trabajadores de los mismos. Por lo tanto, son los que más necesitan un sistema de almacenamiento que sea mucho más eficiente y seguro que un archivador con un candado.
Los softwares de gestión, entonces, permiten almacenar toneladas de información en la nube, manteniéndola protegida por los más altos sistemas de seguridad y permitiendo solo el acceso de aquellos autorizados, por su cargo dentro de la empresa para manipular dicha información. De esta forma se le protege de caer en las manos equivocadas, del robo, hurto, y se mantiene bajo los estrictos lineamientos que la Ley sobre Protección de Datos exige a las empresas hoy en día.
- Control de la formación y la gestión de los empleados
Imagina un departamento de recursos humanos intentando controlar todas las acciones formativas que cada empleado necesita, siendo que todas variaran dependiendo de sus funciones dentro de la empresa, su nivel y su preparación previa.
Asimismo, hay que controlar todo el proceso de inserción en el estudio, los horarios, y otros puntos, como evaluar la eficacia de estas inversiones para el futuro de la empresa.
Por supuesto, suena a un trabajo titánico que puede volverse un caos en cuestión de segundos y que puede tomar la jornada laboral entera de los trabajadores del departamento que no se darán abasto para otras tareas.
Por otro lado, desde este departamento también se debe de llevar un control de los colaboradores internos de la organización: datos personales, tipo de contrato, cotización, su formación previa antes de entrar a la empresa, etc.
En este sentido, un software que ayude a organizar toda la información necesaria, generar un control eficiente y elaborar informes de eficacia hace que la tarea sea mucho más llevadera y organizada y que se llegue al rendimiento deseado.
- Personalización
La mayoría de softwares de gestión empresarial, sean diseñadas para el departamento que sea, todas viene con un beneficio de personalización de forma que las empresas, dependiendo de su naturaleza (industria, departamentos, funciones, número de empleados, etc.) pueda configurar aquellas funciones en las que necesita ayuda y de que forma el programa puede ayudarle mejor. Pudiendo hacer modificaciones mientras s la realidad de la empresa va cambiando.
- Tecnología avanzada y de fácil accesibilidad
Hoy en día aquellas empresas que no se apoyan en la tecnología , sencillamente perecen aplastadas por la competencia; y es que incluir los avances tecnológicos en las funciones de una empresa hoy en día es clave para su éxito.
Por otro lado, con los programas de hoy en día, que son tan intuitivos y fáciles de instalar y usar por todo tipo de público, no tendrás que preocuparte porque tus empelados aprendan a utilizarlo, por ejemplo, a través de costosos cursos de inducción. Muchos programas te van guiando de forma fácil por todas sus funciones y aprendes a ejecutarlos en cuestión de minutos.
- Representan la solución más eficaz
Más allá de todo esto, también gestionamos la formación de los trabajadores, los procesos de selección, la evaluación del desempeño, desarrollamos acciones de clima laboral, la prevención de riesgos laborales, etc. En fin los softwares de gestión de recursos humanos permiten llevar a cabo de forma automatizada y bajo la más alta tecnología muchos procesos del departamento.
De esta forma, un solo programa nos permite optimizar un departamento entero, volviéndolo más rápido, eficiente y productivo.
- Inversión recuperada
Por último, lo que muchos piensan cuando se habla de integrar un software de gestión en su empresa es el costo que esto va a implicar. Pero, aunque dependiendo del programa que se elija, puede llegar a ser elevado, te aseguramos que pronto lo recuperaras en ganancia. Piensa que esa inversión luego se verá recompensada en términos de organización productividad y rendimiento-
